Odontologijos klinikos valdymo sistema tampa klinikos širdimi: joje registruojami pacientai, sudaromi gydymo planai, skaičiuojamas darbo užmokestis ir formuojamos ataskaitos. Sistema, kurią pasirenkate, kasdien liečia kiekvieną darbuotoją – nuo registratūros iki savininko. Netinkamas pasirinkimas kainuoja laiką, nervus ir realius pinigus, todėl prieš apsisprendžiant verta ramiai įvertinti kelis esminius dalykus. Šiame gide surašėme kriterijus, kuriuos rekomenduojame patikrinti dar prieš pasirašant sutartį.
Rinkitės sistemą, sukurtą būtent odontologijai, su integracijomis (kasa, e-sveikata), dešimtimis ataskaitų, aiškia kaina už kėdę ir nemokamu bandymu.
Ar sistema sukurta būtent odontologijai
Bendros paskirties CRM ar apskaitos programa niekada neatstos sprendimo, sukurto konkrečiai odontologijos klinikoms. Dantų kortelė, gydymo planai su procedūromis, vizito forma E025, mokinio pažymos ir receptai – tai specifiniai poreikiai, kurių universalios sistemos tiesiog neturi. Renkantis odontologijos klinikos valdymo sistemą pirmiausia įsitikinkite, kad ji kalba jūsų srities kalba ir kad kūrėjai supranta klinikos darbo eigą, o ne siūlo pritempti bendrą įrankį.
Integracijos, kurios sutaupo laiką
Gera sistema neveikia atsietai. Patikrinkite, ar ji jungiasi su išmaniąja kasa bei fiskaliniu sprendimu, elektroninio parašo įrankiais (pavyzdžiui, DARWA SIGN) bei e-sveikata. Kiekviena veikianti integracija reiškia, kad darbuotojai duomenų neveda du kartus, o rankinio perrašinėjimo klaidos tiesiog dingsta. Klinikoje, kur kasa ir registracijos sistema nekalba tarpusavyje, atsiskaitymai lėtėja, o apskaita nuolat lieka nesuvesta. Todėl integracijų sąrašas yra vienas svarbiausių kriterijų – jis parodo, kiek realaus rankinio darbo sistema iš tikrųjų pašalins.
E-sveikata ir dokumentai be popieriaus
Šiandien e-sveikata yra ne pasirinkimas, o standartas. Sistema turėtų leisti pildyti E025 vizito formą tiesiai savo aplinkoje ir automatiškai siųsti ją į e-sveikatą, kurti receptus bei mokinio pažymas iš paciento kortelės duomenų. Ne mažiau svarbu, ar sutikimus ir dokumentus pacientai gali pasirašyti skaitmeniniu parašu – po vieną arba paketiniu būdu. Jei šios funkcijos yra, popierinių dokumentų krūvos ir jų archyvavimas lieka praeityje, o gydytojas daugiau laiko skiria pacientui, o ne dokumentacijai. Plačiau – straipsnyje apie e-sveikatos integraciją klinikoje.
Ataskaitos ir darbo užmokestis
Klinika, kuri remiasi nuojauta, konkuruoja su klinika, kuri remiasi duomenimis – ir dažniausiai pralaimi. Todėl sistemoje turėtų būti ne kelios, o kelios dešimtys ataskaitų: pajamų ir skolų suvestinės, vizitų statistika, gydytojų greičio ataskaita, pagrindiniai veiklos rodikliai. Būtent jos padeda pastebėti, kur klinika praranda pinigus ir kur slypi augimo galimybės. Atskira svarbi sritis – darbo užmokestis. Kai sistema jį skaičiuoja automatiškai pagal atliktas procedūras (procentais atėmus medžiagas arba pagal valandas), administracija atgauna daug valandų per mėnesį, o ginčų dėl skaičių praktiškai nelieka. Plačiau apie tai, ką turėtų mokėti sistema, galite paskaityti galimybių puslapyje.
Duomenų sauga ir vieta, kur jie saugomi
Pacientų duomenys yra vieni jautriausių, kokius tik gali tvarkyti verslas, todėl saugumas nėra techninė smulkmena. Pasidomėkite, kur fiziškai saugomi jūsų klinikos duomenys – ar serveriai yra Europos Sąjungoje, ar daromos periodinės atsarginės kopijos, ar galima skirtingiems darbuotojams suteikti skirtingas prieigos teises. Sistema, kurios serveriai yra ES ir kurią kuria bei prižiūri vietinė komanda, leidžia lengviau užtikrinti BDAR reikalavimų laikymąsi ir aiškią atsakomybę. Plačiau apie tai – klinikos duomenų sauga ES serveriuose.
Kaina ir palaikymas
Įvertinkite ne tik mėnesio mokestį, bet ir tai, kas į jį įeina: pagalba telefonu, klaidų šalinimas, naujų funkcijų diegimas, atitiktis besikeičiantiems teisės aktams. Ypač atkreipkite dėmesį į kainos skaičiavimo principą – ar mokate už kiekvieną vartotoją, ar už kėdę. Skirtumas gali būti didžiulis: klinikoje, kur prie sistemos jungiasi visa komanda, kaina už vartotoją greitai išauga, o kaina už kėdę lieka nuspėjama. Nepamirškite ir SMS priminimų kainos – kai kurios sistemos juos apmokestina atskirai, ir per metus susikaupia nemaža suma. Kaip šiuos skaičius palyginti, detaliai paaiškinome kainos puslapyje.
Migracija iš senos sistemos
Daugelis klinikų jau naudoja kokią nors programą – dažnai seną kompiuterinę sistemą, tokią kaip Serve ar Dental4Windows, arba kelias atskiras programas ir lenteles. Todėl vienas svarbiausių klausimų renkantis naują sprendimą yra tas, ar duomenis galima perkelti. Gera sistema turėtų pasiūlyti duomenų perkėlimą iš senų sistemų, kad pacientų kortelės, kontaktai ir istorija nedingtų. Prieš pasirašydami sutartį pasiteiraukite, kaip vyksta migracija, kiek ji trunka ir ar reikės rankiniu būdu perrašyti didelius duomenų kiekius. Sklandi migracija sutrumpina perėjimo laikotarpį ir sumažina riziką, kad kažkas pasimes. Beje, gerai įdiegta sistema mažina ir administracines klaidas kasdieniame darbe.
Kiek laiko užtrunka įdiegimas
Realus įdiegimo laikas priklauso nuo klinikos dydžio ir esamų duomenų, tačiau gerai organizuotas procesas neturėtų virsti mėnesių trukmės projektu. Paprastai pradžios darbai apima įrenginių ir kasos susiejimą, sistemos parametrų nustatymą, administratoriaus sukūrimą ir komandos apmokymą. Kai kūrėjai šiuos žingsnius padeda atlikti kartu su jumis, klinika pradeda dirbti greitai ir be didelio sąmyšio. Verta iš anksto susitarti, kas ir per kiek laiko atliks kiekvieną žingsnį, kad lūkesčiai būtų aiškūs abiem pusėms.
Klaidos, kurių verta vengti
Renkantis odontologijos klinikos valdymo sistemą dažniausiai suklystama trimis būdais. Pirma, žiūrima tik į mėnesio kainą, neįvertinant, kas į ją įeina ir ar nebus papildomų mokesčių už SMS, atnaujinimus ar palaikymą. Antra, pasirenkama universali programa, kuri neturi odontologijai būtinų funkcijų, ir vėliau tenka viską pritempti. Trečia, sprendimas priimamas tik pagal prezentaciją, neišbandžius sistemos realiame darbe. Išvengę šių klaidų, priimsite sprendimą, kuris tarnaus klinikai ilgus metus, o ne taps našta, kurią netrukus norėsis keisti.
Išbandymas be rizikos
Galiausiai, patikrinkite, ar galite sistemą išbandyti realiame darbe, o ne tik prezentacijoje. Nemokamas bandomasis laikotarpis, per kurį padedama atlikti pradžios darbus – susieti įrenginius, nustatyti parametrus, apmokyti komandą – leidžia priimti sprendimą remiantis patirtimi, o ne pažadais. Būtent taip lengviausia įsitikinti, kad pasirinkta odontologijos klinikos valdymo sistema tikrai atitinka jūsų poreikius, o ne tik gerai atrodo skaidrėse.
DARWA CRM sukurta odontologijai, su integracijomis, ataskaitomis ir aiškia kaina už kėdę.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kiek laiko užtrunka pereiti prie naujos sistemos?
Priklauso nuo klinikos dydžio, tačiau gerai organizuotas įdiegimas trunka dienas, o ne mėnesius – pradžios darbus padedama atlikti kartu.
Ar galima perkelti duomenis iš senos programos?
Taip, pacientų kortelės, kontaktai ir istorija dažniausiai perkeliami, todėl nereikia rankiniu būdu suvedinėti didelių duomenų kiekių.
Ar reikia mokėti už kiekvieną darbuotoją?
Ne, jei sistema kainuojama už kėdę – tada prie jos gali jungtis visa komanda, o kaina lieka nuspėjama.
Ar SMS priminimai kainuoja papildomai?
Tai priklauso nuo tiekėjo. DARWA atveju baziniai SMS yra nemokami, todėl kasdienė komunikacija su pacientais nedidina sąskaitos.
Apibendrinimas
Odontologijos klinikos valdymo sistemos pasirinkimas yra ilgalaikis sprendimas, todėl skubėti neverta. Suraskite laiko įvertinti, ar sistema sukurta būtent odontologijai, kokias integracijas ji siūlo, ar apima e-sveikatą ir dokumentų pasirašymą, kiek ataskaitų teikia, kaip skaičiuoja darbo užmokestį ir kur saugo duomenis. Atskirai įvertinkite kainodaros principą ir tai, ar SMS priminimai įskaičiuoti, ar apmokestinami papildomai. Galiausiai, pasinaudokite nemokamu bandymu ir išbandykite sistemą realiame darbe – būtent praktika, o ne prezentacija, parodys, ar sprendimas tikrai tinka jūsų klinikai. Apgalvotas pasirinkimas atsiperka kiekvieną dieną, o skubotas – tampa našta, kurią netrukus norisi keisti.
DARWA CRM apjungia visus šiuos elementus vienoje sistemoje: specializaciją odontologijai, integracijas su kasa ir e-sveikata, dešimtis ataskaitų, automatinį darbo užmokestį, duomenų perkėlimą iš senų sistemų, duomenis ES serveriuose ir skaidrią kainą su nemokamais SMS. Susisiekite ir parodysime, kaip visa tai veikia būtent jūsų klinikoje. Kaip atrodo visa rinka, surašėme odontologijos klinikų valdymo sistemų palyginime.