Neatvykę pacientai – tiesioginiai klinikos nuostoliai. Tuščia kėdė reiškia prarastas pajamas ir sutrikdytą gydytojo grafiką, o registratūra praranda laiką bandydama laisvą laiką užpildyti paskutinę minutę. Automatiniai SMS priminimai pacientams yra paprasčiausias ir efektyviausias būdas šią problemą sumažinti. Šiame straipsnyje paaiškiname, kaip jie veikia, kiek realiai kainuoja ir kodėl nemokamos žinutės gali sutaupyti klinikai kelis šimtus eurų per metus.
Automatiniai SMS priminimai mažina neatvykimų skaičių, o kai jie nemokami – klinika taupo du kartus: mažiau prarastų vizitų ir jokių SMS mokesčių.
Kodėl pacientai neatvyksta
Dažniausiai priežastis nėra bloga valia – žmonės tiesiog pamiršta. Vizitas suplanuojamas prieš kelias savaites, o gyvenimo tempas padaro savo. Todėl laiku išsiųstas priminimas su prašymu patvirtinti atvykimą veikia stebėtinai gerai: pacientas arba patvirtina, arba iš anksto praneša, kad negalės, ir klinika spėja tą laiką pasiūlyti kitam. Būtent čia SMS priminimai pacientams duoda didžiausią naudą – jie paverčia neaiškų grafiką patikimu.
Automatinės žinutės be rankinio darbo
Gera sistema priminimus siunčia pati: pranešimą, kada ir pas ką vizitas, priminimą prieš dieną su prašymu patvirtinti, o esant atšaukimui – ir papildomą žinutę dėl perkėlimo. Registratūrai nebereikia skambinti kiekvienam pacientui atskirai, todėl sutaupomos valandos, kurias galima skirti klinikoje esantiems žmonėms. Visas procesas vyksta fone, o darbuotojai mato tik rezultatą – patvirtintus vizitus ir tvarkingą grafiką.
Priminimai kas pusę metų
Profilaktiniai patikrinimai lengvai pamirštami, nors būtent jie palaiko pastovų pacientų srautą. Automatinės žinutės kas pusę metų primena pacientui apie profilaktinį vizitą praėjus nustatytam laikui nuo paskutinio karto. Taip klinika grąžina esamus pacientus be papildomo darbo ir mažiau priklauso nuo naujų klientų paieškos. Šis mechanizmas taip pat naudingas atsiliepimams rinkti ir ryšiui su pacientais palaikyti. Plačiau apie pacientų sugrąžinimą automatinėmis žinutėmis.
Kiek realiai kainuoja SMS
Daug sistemų SMS priminimus apmokestina atskirai, ir per metus susikaupia nemaža suma. Paskaičiuokime. Odontologinė kėdė dirba vidutiniškai apie 210 valandų per mėnesį (21 diena po 10 valandų su 70 procentų apkrautumu). Vienam vizitui vidutiniškai reikia apie 2,3 žinutės: pranešimas apie vizitą, priminimas prieš dieną ir dalis papildomų žinučių dėl atšaukimų bei perkėlimų. Kai žinutės kaina apie 0,025 euro, vienai kėdei tai apie 8,45 euro per mėnesį. Trijų kėdžių klinikai per 12 mėnesių susidaro apie 304 eurai vien už SMS siuntimą.
| SMS sąnaudos (3 kėdės) | Pas tiekėją | Su DARWA |
|---|---|---|
| Vienai kėdei / mėn. | ~8,45 € | 0 € |
| Visai klinikai / mėn. | ~25 € | 0 € |
| Per metus | ~304 € | 0 € |
Nemokami SMS ir reali sutaupyta suma
DARWA CRM sprendime bazinės SMS žinutės yra nemokamos – sistema siunčia jas per jūsų mobilųjį ryšį, be jokių papildomų mokesčių. Tai reiškia, kad tie patys 304 eurai per metus (trijų kėdžių klinikai) lieka jūsų kišenėje, o didesnėje klinikoje suma proporcingai auga. Tai ne teorinė nauda, o realus skirtumas biudžete. Kaip nemokami SMS įsilieja į bendrą kainos paveikslą, detaliai paaiškinome kainos puslapyje.
Mažiau neatvykimų, daugiau pajamų
Galutinis rezultatas paprastas: mažiau neatvykimų reiškia daugiau užpildytų kėdės valandų, o kiekviena užpildyta valanda tiesiogiai didina pajamas. Kartu su nemokamais SMS klinika taupo du kartus – tiek dėl mažesnių nuostolių, tiek dėl to, kad pačios žinutės nekainuoja. Daugiau apie automatinius priminimus ir kitas galimybes rasite galimybių puslapyje.
Trys koreguojami priminimų variantai
Ne visi priminimai turi būti vienodi, todėl sistema leidžia naudoti tris SMS priminimų variantus, kuriuos galite laisvai koreguoti pagal savo klinikos toną ir poreikius. Vienas gali būti skirtas informacijai apie sukurtą vizitą, kitas – priminimui prieš dieną, trečias – patvirtinimui. Taip komunikacija su pacientais tampa aiški ir nuosekli, o klinika pati sprendžia, kaip skamba kiekviena žinutė. Galimybė redaguoti tekstą reiškia, kad priminimai atspindi jūsų kliniką, o ne standartinį šabloną.
Higienos ir terapiniai priminimai
Be įprastų priminimų apie artėjantį vizitą, sistema gali automatiškai siųsti burnos higienos priminimus praėjus nustatytam laikotarpiui, taip pat terapinius priminimus po tam tikro laiko nuo procedūros. Būtent šie priminimai palaiko ilgalaikį ryšį su pacientu ir grąžina jį reguliariai, o ne tik tada, kai skauda. Klinikai tai reiškia stabilesnį srautą ir tolygesnį grafiką, o pacientui – geresnę priežiūrą, nes svarbūs patikrinimai nebepamirštami.
Atsiliepimai ir SMS marketingas
Automatinės žinutės naudingos ne tik priminimams. Atsiliepimo valdymo žinutė padeda surinkti pacientų atsiliepimus tinkamu momentu – iškart po vizito, kai įspūdis dar šviežias. O SMS marketingo galimybė leidžia informuoti pacientus apie akcijas ar naujoves ir net matuoti, kiek vizitų atėjo būtent dėl konkrečios žinutės, nes vizito šaltinį galima pažymėti sistemoje. Taip SMS tampa ne tik priminimų, bet ir klinikos augimo įrankiu. Daugiau apie šias galimybes rasite galimybių puslapyje.
Patogumas registratūrai
Automatiniai priminimai palengvina ir kasdienį registratūros darbą. Skambinančiojo informacija matoma tiesiai kompiuterio ekrane, todėl darbuotojas iškart mato, kuris pacientas skambina. Vizitai sistemoje atvaizduojami spalvomis, o tai leidžia greitai suprasti grafiko būklę – kas patvirtinta, kas laukia, kas atšaukta. Visa tai kartu reiškia, kad registratūra dirba greičiau ir mažiau klysta, o pacientai gauna aiškią, laiku pateiktą informaciją. Plačiau apie pacientų registracijos sistemą.
Parodysime, kaip veikia automatiniai priminimai jūsų klinikos grafike.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar galima keisti priminimų tekstą?
Taip, sistema turi tris priminimų variantus, kuriuos galite laisvai koreguoti pagal savo klinikos toną ir poreikius.
Ar priminimai grąžina pacientus profilaktikai?
Taip, automatinės burnos higienos ir terapinės žinutės po nustatyto laikotarpio primena pacientui apie kitą vizitą.
Ar SMS galima naudoti akcijoms?
Taip, SMS marketingo žinutės leidžia informuoti pacientus apie naujoves, o vizito šaltinis rodo, kiek pacientų atėjo būtent dėl žinutės.
Kiek klinikai per metus kainuoja SMS?
Pas daugelį tiekėjų trijų kėdžių klinikai tai apie 304 eurus per metus. DARWA atveju baziniai SMS yra nemokami.
Apibendrinimas
SMS priminimai pacientams yra vienas paprasčiausių ir kartu efektyviausių būdų sumažinti neatvykimų skaičių ir palaikyti pastovų klinikos srautą. Automatinės žinutės primena apie artėjantį vizitą, prašo patvirtinti atvykimą, grąžina pacientus profilaktikai kas pusę metų ir net padeda rinkti atsiliepimus bei vykdyti marketingą. Registratūra sutaupo laiko, nes nebereikia skambinti kiekvienam pacientui atskirai, o grafikas tampa patikimesnis.
Vertinant sistemą verta atkreipti dėmesį ne tik į tai, ar priminimai automatiniai, bet ir į tai, kiek jie kainuoja. Daug tiekėjų SMS apmokestina atskirai, ir per metus susidaro kelių šimtų eurų suma net nedidelei klinikai. Nemokami SMS šią išlaidą panaikina, todėl klinika taupo du kartus – tiek dėl mažesnių neatvykimų nuostolių, tiek dėl to, kad pačios žinutės nekainuoja. Tai ne smulkmena, o realus skirtumas metiniame biudžete.
Galiausiai, automatiniai priminimai kuria ir profesionalų klinikos įvaizdį. Pacientas, laiku gaunantis aiškią žinutę su visa reikalinga informacija, jaučiasi vertinamas ir rečiau pamiršta vizitą. Toks nuoseklus dėmesys smulkmenoms ilgainiui didina pacientų lojalumą ir gerus atsiliepimus, o tai klinikai vertinga ne mažiau nei tiesiogiai sutaupytos išlaidos ar mažesnis neatvykimų skaičius.
Susisiekite ir kartu suskaičiuosime, kiek neatvykimų galėtumėte sumažinti ir kiek konkrečiai sutaupytumėte vien dėl nemokamų SMS – atsižvelgdami į jūsų kėdžių skaičių ir pacientų srautą parodysime realų metinį skirtumą jūsų klinikai.