Wybierając lub użytkując system zarządzania kliniką stomatologiczną, trzeba zmierzyć się z wieloma terminami: od formularza E025 po fiskalizację i RODO. Nie zawsze jest jasne, co dokładnie oznaczają i dlaczego są ważne. W tym słowniczku w prosty sposób wyjaśniamy najczęściej spotykane terminy i wskazujemy, gdzie można przeczytać o każdym z nich więcej. To wygodny punkt wyjścia zarówno dla kierownika kliniki, jak i dla nowego pracownika.
Najważniejsze terminy podzielono na grupy: e-zdrowie i dokumenty, kasa i finanse, rejestracja i komunikacja, bezpieczeństwo i zarządzanie.
E-zdrowie i dokumenty
E-zdrowie
Krajowy system elektronicznego zdrowia, do którego trafiają dane wizyt, recepty i formularze. Gdy system kliniki jest z nim zintegrowany, informacje wprowadza się raz i są wysyłane automatycznie. Więcej: integracja e-zdrowia w klinice.
Formularz E025
Opis wizyty ambulatoryjnej – obowiązkowa dokumentacja po każdej wizycie, trafiająca do e-zdrowia. W zintegrowanym systemie jest wypełniana na podstawie danych z karty pacjenta. Więcej: wypełnianie formularza wizyty E025.
Recepta elektroniczna
Recepta wystawiana cyfrowo i realizowana w aptece bez papierowego druku. W systemie tworzy się ją z karty pacjenta w kilka sekund. Więcej: tworzenie recepty elektronicznie.
Zaświadczenie zdrowia ucznia
Zaświadczenie o stanie zdrowia ucznia, najczęściej wymagane przed rokiem szkolnym. W systemie cyfrowym jest generowane z karty pacjenta i zapisywane automatycznie. Więcej: tworzenie zaświadczenia zdrowia ucznia.
Plan leczenia i karta uzębienia
Plan leczenia to sekwencja procedur i cen, którą widzi pacjent; karta uzębienia to obraz stanu jamy ustnej pacjenta. W systemie cyfrowym są powiązane ze sobą oraz z rozliczeniami. Więcej: cyfryzacja planów leczenia.
Kasa i finanse
Fiskalizacja i kasa inteligentna
Rejestrowanie płatności za pośrednictwem systemu kasowego powiązanego z Państwową Inspekcją Podatkową. Od 2025-05-01 na Litwie obowiązują wymogi kasy inteligentnej. Więcej: integracja kasy inteligentnej.
KPOK
Pokwitowanie kasowego dowodu wpłaty – dokument potwierdzający otrzymaną płatność. W zintegrowanym systemie tworzy się je jednym przyciskiem z danych wizyty razem z fakturą.
Naliczanie wynagrodzeń
Obliczanie wynagrodzeń na podstawie wykonanych procedur – procentowo lub według godzin. W systemie automatycznym opiera się na rzeczywistych danych wizyt. Więcej: automatyczne naliczanie wynagrodzeń.
Rejestracja i komunikacja
System rejestracji pacjentów
Zarządzanie grafikami lekarzy, wizytami i kartą pacjenta w jednym miejscu. Aktualizowany w czasie rzeczywistym grafik zapobiega podwójnym rejestracjom. Więcej: system rejestracji pacjentów.
Przypomnienia SMS
Automatyczne wiadomości przypominające pacjentowi o wizycie lub badaniu profilaktycznym. Zmniejszają liczbę nieobecności, a w przypadku DARWA podstawowe SMS-y są bezpłatne. Więcej: przypomnienia SMS dla pacjentów.
KPI i raporty
Wskaźniki działalności kliniki (ang. Key Performance Indicators) oraz raporty o przychodach, przepływie pacjentów i efektywności lekarzy. W systemie przygotowano ich ponad 40. Więcej: raporty i dane kliniki.
Bezpieczeństwo, podpisy i zarządzanie
RODO
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, które określa zasady przetwarzania danych osobowych w UE. Dla kliniki ważne jest, aby dane były przechowywane na serwerach w UE i z kontrolą uprawnień dostępu. Więcej: bezpieczeństwo danych kliniki.
Podpis biometryczny DARWA SIGN
Podpisywanie dokumentów na tablecie specjalnym rysikiem, mające moc prawną. Pozwala podpisywać zgody bez papieru. Więcej: podpisywanie dokumentów w DARWA SIGN.
Podpisywanie pakietowe
Podpisywanie kilku dokumentów jednocześnie – wygodne przy przyjmowaniu nowego pacjenta. Więcej: pakietowe podpisywanie pacjentów.
DARWA SIGN
Rozwiązania do podpisów elektronicznych i dokumentów zintegrowane z systemem kliniki; łącznie przygotowano około 46 formularzy zgód. Więcej: DARWA SIGN.
Pokażemy, jak te terminy przekładają się na codzienną pracę kliniki w systemie DARWA CRM.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest formularz E025?
To opis wizyty ambulatoryjnej – obowiązkowa dokumentacja po wizycie, trafiająca do e-zdrowia.
Co oznacza fiskalizacja?
Rejestrowanie płatności za pośrednictwem systemu kasowego powiązanego z Państwową Inspekcją Podatkową, zgodnie z wymogami kasy inteligentnej.
Dlaczego RODO i serwery w UE są ważne?
Zapewniają, że dane pacjentów są przetwarzane zgodnie ze ścisłymi zasadami UE i przechowywane w bezpieczny sposób.
Czy podpis na tablecie ma moc prawną?
Tak, podpis złożony w DARWA SIGN jest tak samo ważny jak papierowy, a dokumenty pozostają powiązane z kartą pacjenta.
Podsumowanie
Terminy systemu zarządzania kliniką stomatologiczną mogą początkowo wydawać się skomplikowane, jednak za każdym z nich kryje się prosta, praktyczna korzyść: mniej pracy ręcznej, uporządkowana dokumentacja i bezpieczniejsze dane. Gdy zrozumiesz, co oznaczają E025, fiskalizacja, RODO czy podpis elektroniczny, łatwiej ocenisz, co system realnie daje klinice.
Ten słowniczek możesz wykorzystać jako punkt wyjścia – przy każdym terminie znajdziesz link do szerszego artykułu. Aby zobaczyć, jak wszystkie te elementy działają razem w jednym systemie, zajrzyj na stronę możliwości, a jak mieszczą się w jednej przejrzystej cenie – na stronie cennika. W razie pytań po prostu skontaktuj się z nami.